Виртуальная организация

Понятие «виртуальная организация», которое так любят теоретики менеджмента, имеет несколько толкований. Одни под виртуальной концепцией подразумевают не более чем способность компаний использовать информационные технологии для эффективной совместной работы людей, разбросанных по разным местам и даже разным континентам. Для других это понятие имеет более широкое значение и соответствует аморфной организации, состоящей из проектных команд, которые формируются с конкретной целью и могут быть мгновенно распущены.

Новые организации уже не встраиваются в модель строгой иерархической пирамиды, с вершины которой всезнающий и всевидящий генеральный директор обозревает корпоративные владения. Воплощением организации становятся совершенно иные формы и образы.

Теперь организацию описывают в терминах теории хаоса. Статья в журнале «California Management Review» описывает организацию будущего как «динамически стабильную», «способную обслужить самый широкий ряд потребителей и удовлетворить непостоянный спрос на товары (динамика), опираясь на долгосрочные процессы и коллективное знание организации (стабильность)». Организация обрела новый облик: теперь она напоминает не столько механизм, хорошо отлаженную машину, сколько неуловимую и изменчивую амебу.

Американские авторы Уильям Давидоу и Майкл Малоун пишут об организации будущего: «Внешнему наблюдателю может показаться, что это структура с очень смутными очертаниями, проницаемыми и постоянно меняющимися поверхностями соприкосновения с другими компаниями, поставщиками и потребителями. Изнутри фирма выглядит не менее аморфной, с постоянно перестраивающимися, в зависимости от обстоятельств, традиционными офисами, отделами и операционными отделениями». Конечным результатом этого является виртуальная организация.

Утверждается, что применение информационных технологий устраняет необходимость пребывания в офисе тех сотрудников, которые могут работать удаленно - из дома или других офисов по всему миру, подключаясь к виртуальному сообществу, поддерживаемому технологиями.

Виртуальная организация представляет собой неуловимое, изменчивое сочетание технологий, опыта и сетей. Это «праздник, который всегда с тобой», опирающийся на технологии для создания гибкой организации, которая удовлетворяет потребности клиентов.

Таким образом, компании избавляются от громоздких зданий своих штаб-квартир, дорогостоящего «кирпича и бетона» обычного бизнеса. Сотрудники могут работать дома или, при необходимости, в офисах-спутниках. Общаясь при помощи компьютерных сетей, модемов и электронной почты, работники освобождаются от обременительных поездок на работу и ежедневной офисной рутины. Организации могут сэкономить огромные средства, отказавшись от дорогих небоскребов. Виртуальная организация повышает уровень жизни и прибыли одновременно. Так виртуальность создает благоприятные условия для бизнеса.

Другие сторонники виртуальной организации считают, что это только начало. Ряд компаний пришли к выводу о том, что виртуальная работа позволяет полностью отказаться от традиционной структуры организации. Они отстаивают модель организации, объединяющей людей или компании в работе над общим проектом; при этом виртуальная организация или команда распускается сразу по завершении проекта.

Виртуальные команды сегодня здесь, а завтра их уже нет. Можно сравнить это с подбором актеров для фильма или спектакля: они работают вместе как одна команда только на время постановки, а затем расходятся в разные стороны. Специалисты могут быть также связаны с несколькими виртуальными организациями одновременно, что позволяет им оптимально использовать свои навыки.

Виртуальные организации, при всем их разнообразии, обладают одним общим свойством: они исходят из предпосылки, что информационные технологии позволяют людям в разных географических точках работать вместе, несмотря на расстояния. Их способность общаться и обмениваться информацией приводит к коренному изменению модели принятия решений: теперь уже нет необходимости в координации из центра.

Если представить себе отдельных работников в виде точек на организационной схеме, то традиционные структуры обеспечивают определенные рамки, позволяющие координировать и направлять усилия сотрудников. Но стоит соединить точки - или компьютеры - между собой, как необходимость в формальной структуре отпадает. Если сделать следующий шаг и представить себе эти точки в виде лампочек, подсоединенных к общей сети коммуникации, то тогда - по крайней мере, теоретически - виртуальная организация может в любой момент «включить» или «выключить» тот или иной участок работы или конфигурацию необходимых умений.

Что бы там ни говорилось об амебах, концепция виртуальной организации возникла не вчера. Ее происхождение можно проследить вплоть до начала 1970-х гг. - эпохи фантазий о быстро приближающемся «золотом веке» безделья, когда всю работу будут выполнять компьютеры. (Это оказалось верно только наполовину: компьютеры действительно выполняют немало работы, но при этом открываются широкие перспективы для другой необходимой деятельности.) Аудиторы, бухгалтеры и многие другие профессионалы работают виртуально уже много лет.

О виртуальной организации накоплено немало знаний, и она рассматривается как логическое продолжение технологий. Но безжалостная логика не может скрыть от нас тот факт, что виртуальная организация пока примечательна своим отсутствием. Существуют организации, которые потребители считают виртуальными, но в реальности они таковыми не являются. Телефонный банкинг кажется более виртуальным, чем банк за углом, но даже у компаний, предоставляющих банковские услуги по телефону, есть обычное офисное здание. Компании могут перебраться в более дешевые помещения, но они по-прежнему предпочитают вкладывать в надежный «бетон». Если аргументы в пользу виртуальных организаций столь убедительны, то почему они повлияли лишь на небольшое число руководителей?

Во-первых, виртуальные организации стали слишком модными, и это отпугивает. Их по-прежнему упорно связывают с интеллектуальными и творческими компаниями, такими как рекламные агентства, дизайнерские фирмы и разработчики компьютерных программ. Менее «эзотерические» производственные компании пока не причисляют к кандидатам на виртуальность. Но таковы ограничения восприятия, а не реальности. Производство в Дадли может получить такие же выгоды из виртуальной работы, как и производство в Пало Алъто. (Например, производители могли бы виртуально организовать большую часть своей административной работы и использовать технологии для установления связей с поставщиками и потребителями, а также внутри самой фирмы.)

Вторым камнем преткновения является то, что виртуальная организация требует качественного скачка, а не постепенной эволюции. Виртуальная организация радикально отличается от традиционной. Чтобы она заработала, кратковременного всплеска энтузиазма недостаточно. У руководителей меняющихся организаций представления о технических возможностях зачастую ограниченны. Чтобы создать виртуальную организацию, нужно до определенной степени разбираться в технологиях, а также поддерживать гармоничные и уважительные взаимоотношения с ИТ-специалистами компании.

КАК РАБОТАЮТ ИДЕИ

В VeriFone - калифорнийской компании, которая является ведущим игроком на американском рынке авторизации кредитных карт, - виртуальная концепция продвинулась дальше, чем в большинстве других организаций. В беседе с Томом Питерсом генеральный директор VeriFone Хатим Тябджи сравнил виртуальные операции с черничными оладьями: «отдельные блоки (ягоды) скрепляются вместе неким связующим веществом (тестом)».

Компания в высшей степени децентрализована и утверждает, что у нее нет главного офиса. Вместо этого каждая ее часть - или «ягода» - выдает собственные идеи и стратегии и в конечном итоге принимает решения самостоятельно. В модели «оладий с черникой» существенным «ингредиентом» является мгновенная связь по электронной почте. Сотрудники получают портативный компьютер раньше, чем рабочее место, и внутренняя переписка на бумаге запрещена.

«Компания на 100% управляется электронно, - говорит Тябджи. - Бумаги нет. Электронная почта - вот кровеносная система компании. Это прямая связь, совершенно нефильтруемая. Сначала людям казалось, что они не справятся с 75 сообщениями в день, но и по электронной почте, так же, как по обыкновенной, приходит мусор. Нужно научиться отделять важное от несущественного».

Ликвидация бумаги, по его мнению, создает «культуру безотлагательности», которая позволила ему как директору освободиться от цепей, приковывающих других руководителей к их рабочим местам. Это значит, что он может играть в бизнесе более активную роль, затрачивая на разъезды от 80 до 90% своего времени.

«Управляя традиционной компанией, я бы не смог проводить в разъездах столько времени, сколько сейчас, - говорит он. - Все эти отчеты и записки копились бы на столе в мое отсутствие, и потом мне пришлось бы засесть за чтение и ответы. Вместо этого, где бы я ни был, я сажусь за компьютер и отвечаю без промедления. Когда я возвращаюсь в офис, единственное, что лежит у меня на столе, - это ф-почта (физическая почта), как правило, журналы».

Сотрудники VeriFone тоже знают, что любой из них - независимо от должности - может написать Тябджи напрямую, где бы он ни был. «Я говорю людям, что не возражаю против обилия сообщений, - подчеркивает он, - и я на самом деле лично отвечаю на каждое послание в течение 24 часов».

В большинстве компаний настоящая виртуальная работа еще не начиналась.

Это еще одно препятствие для создания виртуальной организации. Виртуальная организация использует ИТ как главный корпоративный ресурс. Проблема заключается в том, что многие организации продолжают относиться к ИТ как к функции, отдельному изолированному бюджету, а не как к динамичному организационному инструменту. Кроме того, виртуальную организацию можно рассматривать как потенциально подрывающую позиции руководства. Короли редко начинают революции. Руководители понимают, что в виртуальной организации их старая тактика и властные игры уже не сработают. Им придется менять привычки всей жизни.

Прибавьте сюда тот факт, что люди, и в частности менеджеры, по-прежнему связаны со своими офисами «узами брака». Дома стали работать все чаще, но сама идея не получила ожидаемого распространения просто потому, что она не кажется привлекательной. Социальные ритуалы, отношения между людьми и политика офисной жизни сохраняют свое обаяние. Социальные инстинкты - одни из основных факторов, побуждающих к работе. К тому же это упрощает коммуникацию - люди по-прежнему верят в силу личного общения; а также поддерживает идею контроля - руководители полнее ощущают свою власть, если видят людей, которыми они управляют. Руководителям также нравятся динамика и активность офисной жизни, даже если это всего лишь иллюзия деятельности.

С учетом явных трудностей создания по-настоящему виртуальных организаций переход к ним может опираться на компромиссные решения - например, систему незакрепленных рабочих мест (hot-desking). Еще один вариант - виртуальные команды, группы, отвечающие за достижение переходных или краткосрочных целей. Группы бывают временными (в этом случае они создаются под определенный проект) или постоянными. Цель остается той же, что и в виртуальной организации: обеспечить гибкое, постоянно развивающееся сочетание навыков, ресурсов и непосредственных нужд.