Когда собрания напрасная трата времени?

Каково ваше личное мнение о собраниях? Если ваша организация похожа на другие, вы, скорее всего, считаете их напрасной тратой времени. Эксперты по проведению собраний установили, что примерно 53% всего времени, которое вы проводите на собраниях, будет непродуктивным, бесполезным и нерезультативным. Это сама по себе плохая новость, но если вы примите во внимание тот факт, что большинство бизнесменов проводят приблизительно 25% своего рабочего времени на собраниях (а высшее руководство в два раза больше), то картина получается удручающая.
Что же тогда не так с этими собраниями и можно ли как-то исправить ситуацию?
  • Слишком много собраний. Складывается впечатление, что каждый менеджер ежедневно посещает собрания различного собраниятолка, какой бы ни была их тема — важной или не очень. Результат? Они слишком много времени посвящают собраниям и слишком мало — фактической работе. Не удивительно, что столь многие .поди думают (иногда вслух): "Когда же мне работать со всеми этими бесконечными собраниями?"
  • Собрание начинается с опозданием. Как правило, собравшиеся ждут опаздывающих, особенно если это ваш босс или другой руководитель высшего звена. К несчастью, в этом случае те, кто пришли вовремя, понапрасну тратит свое время, а опоздавшие не получают никакого наказания и могут спокойно опаздывать и дальше.
  • У собрания нет четкой направленности. Имеют ли все собрания, которые вы посещаете, четкую повестку дня или п.чан? Если вы ответите утвердительно, мы будем очень удивлены. Как правило, на собрании обсуждается все, что угодно, - личные цели или случайные вопросы, иногда не имеющие никакого отношения к бизнесу. Так оно превращается в бессмысленную трату времени.
  • Участники собрания приходят неподготовленными. Часто люди приходят на собрание неподготовленными и даже не знают, зачем их сюда пригласили. Это означает, что много времени расходуется на то, чтобы ввести их в курс дела и объяснить важность рассматриваемого вопроса.
  • Некоторые участники собрания "перетягивают на себя одеяло". Складывается впечатление, что па каждом собрании присутствует хотя бы один человек, который считает себя звездой шоу и ведет себя соответствующим образом. Эти .поди не только ведут неподобающим образом, но и не позволяют остальным участникам принять конструктивное участие. В подобной ситуации говорить об эффективном собрании не приходится.
  • Собрание длится слишком долго. Собрание нередко длится дольше, чем нужно, когда лидер, вместо того, чтобы отпустить подчиненных после того, как все вопросы обсуждены, намеренно затягивает собрание, чтобы оно длилось ровно сколько, сколько было запланировано. Опять-таки, это бессмысленная трата времени.

Вопрос. Чем отличается управление Интернет-бизнесом от управления обычным предприятием? Ведь во втором случае существует физическое место — офис, где можно проводить собрания, а первом случае его нет. 
Ответ. Вы затронули очень интересный вопрос: личное и дистанционное управление людьми. В обычном офисе менеджеры все время взаимодействуют со своими подчиненными — вместе посещают собрания, выслушивают истории их успехов и поражений, вследствие этого строят очень тесные рабочие отношения с ними. К сожалению, в случае дистанционного руководства (через Интернет), вы можете месяцами не встречаться с сотрудниками и соответственно не строить с ними тесные межличностные взаимоотношения. Несмотря на то, что вы, естественно, можете сотрудничать и руководить своими подчиненными с помощью электронной почты, телефонных звонков, факсов и т.п., это не одно и тоже, что работать с ними в одной комнате. Решение в этой ситуации заключается в том, чтобы выделить время и деньги на личные встречи между коллегами, менеджерами и подчиненными — по меньшей мере, один раз в две недели. Эти собрания следует рассматривать как возможности, предоставляемые менеджерам и их подчиненным для общения друг с другом и тесной командной работы. Например, вы можете проводить ежемесячные собрания, посвященные разработке и реализации маркетинговой стратегии, или ежеквартальные встречи по бизнес-планированию. Выбор зависит от ваших потребностей и потребностей вашей организации, которые необходимо удовлетворить по результатам таких собраний. Если вы создадите возможности для совместной работы менеджеров и служащих над достижением поставленных целей, формирования тесных взаимоотношений и межличностных связей (независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь — обычным или Интернет), вы заложите прочный фундамент успеха вашей организации.